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如何選擇會計軟件

緒言

眾所周知，把電腦應用到工作上有助於提高工作效率，會計電腦化更是如此。會計電腦化在西方國家的中小型企業行之已久，但在香港卻不大普遍。其原因最主要是香港的小型企業經營者沒有對此給予應有的重視，再就是在選擇適當的軟體時遇到相當的困難。本文章旨在為香港小型企業經營者提供一些選擇會計軟體的建議。

電腦化之準備

雖說香港現時是電腦應用廣泛的社會，年輕的一代有更多的機會接觸電腦。但是我們不能因此而期望每一位員工對電腦應用都有深入的認識，尤其是會計系統的知識。因此當公司決定應用會計電腦化的時候，需因應系統的複雜性從而給員工一段適應期。此段適應期內員工之工作效率可能會稍低，但千萬不要就此否定其作用。

考慮因素

價格因素

現在市面上的會計軟件種類繁多，價格差距亦相當懸殊，由數千元至百萬元都有。要選擇一套真正合適的系統，對大部分中小型企業來說，特別是三五人的小型公司，是一個很大的難題。但是，對大部分小型企而言，一個價格介於港幣三千至二萬元之軟體應可切合其大部分的需要。一些昂貴的會計軟件其功能可能會比較完善，但以昂貴的價錢購買不必要的功能，這卻是沒有經濟效益的做法。

系統要求

在選購會計軟件時，需要留意該軟件的系統需求。不同的軟件有不同的系統要求，如果公司的電腦不符合軟件的安裝要求，那到底要另選軟件或更新硬件，亦是需要考慮的地方。所以，大家在購買之前不妨作一個詳細的了解及試用。

支援多貨幣

現在的商業趨向國際化，在交易中往往牽涉到不同國家的貨幣，或在海外分公司的收支亦會是採用不同的幣值單位。因此，如果會計軟件可以支援多幣值的轉換，不但可以減少出錯的機會，並可增加工作效率。所以，如果公司有或將會與外國公司交易的話，您應該考慮購買一個可支援多國貨幣之軟件。

支援中文輸入

如果您是一家小型企業，而且不一定需要列印中文報表，那就應該盡量選擇一套外國出版的英文介面的會計軟件。一般來說，外國出版的會計軟件較為成熟而且功能較為齊全。一些香港本地開發的軟件，雖然具備支援中文輸入及列印中文報表等功能，但與功能相近的外國產品比較，價格實屬偏高。

支援多用戶

您也需留意系統對多公司及多用戶設定的支援。如果您經營多於一家公司，並且擬應用同一軟件到各家公司；而且，您有雇傭或將會雇傭多於一名的會計人員，應考慮購買一個可支援多用戶之軟件，雖然其價格可能稍高。

擴充能力

市場上的貿易系統的功能，大致可以分為兩大類，第一類是綜合式設計系統，第二類是模組式設計系統。第一類擴充能力較低，而價格也相應較低。

第二類的模組式設計系統，採用傳統的『分工式』的管理，其總帳、應收分類客戶帳與應付分類供應商帳目都是分開紀錄的，每月需要做『月結』，用戶亦需要自設一個程式稱為『模組接口』，系統才會將應收與應付分類賬的總數更新於總帳的相關應收及應付會計科目。此種傳統的設計有一定的好處，就是不同工作的員工可做不同的輸入程式，分工較明確。但是大部分此類軟件之價格皆較為高昂。如果您有多個員工參與會計工作，而且交易數量很多，您就應該考慮購買此類軟件。