資訊中心 > 香港公司 > 公司秘書

公司秘書

香港公司的秘書

根據香港公司法例，每家在香港註冊成立之有限公司均必須有一名公司秘書。

秘書的任職資格

公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，該人必須經常居住於香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有註冊地址或營業地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師，而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。

根據法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

秘書的委任

公司章程細則－般會規定董事會可以根據其認為合適的條件和薪酬委任秘書。

秘書的權力

公司秘書不僅僅是一個雇員。公司秘書有權代表公司簽訂－些與日常行政事務有關的合同，例如聘請雇員的合同。

秘書的責任

公司秘書的責任取決於其與公司的安排。一般來說，秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責任:

(1) 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄；
(2) 在董事會的指示下，發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人員；
(3) 秘書有時應加簽檔和蓋章；
(4) 處理股權轉讓事宜；
(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊；
(6) 按規定向公司註冊處提交有關檔， 例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

秘書的辭職

根據公司條例，除非公司章程細則另有規定，或者秘書與公司之間另有協議，否則秘書隨時可提出辭職，但必須提前通知董事會。公司應該在秘書辭職後十四天內以指定格式的表格通知公司註冊署。